SERIE: Automatización de Contratos: Identificar los Contratos y Documentos para Automatizar.

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Una vez hayas tomado la decisión de automatizar los contratos en tu organización, el primer paso es identificar qué contratos se van a beneficiar de esta mejora.

Nota: Antes de iniciar el proceso de automatización de contratos, asegúrate que hayas revisado previamente los procesos internos relativos a la formalización de éstos. ¿Son estos procesos los definitivos o estarán sujetos a cambios a corto o mediano plazo? ¿Son eficientes o has detectado pasos repetidos o innecesarios?

Tienes que tener muy claro y definido, al menos, los siguientes puntos:

· Persona o departamento que solicitarán la generación del contrato.

· Persona o departamento que deberán aprobar la formalización del contrato.

· Elementos del contrato que pudieran requerir una autorización especial. Estos elementos pueden ser financieros, comerciales, legales, o de otra naturaleza.

· Procesos que seguirse desde la solicitud de la generación del contrato, su negociación con la contraparte, la obtención de las autorizaciones especiales, en caso de requerirse, y su formalización.

En tu organización seguramente son varias las personas o departamentos que utilizan contratos de forma rutinaria. Identifica quiénes son esas personas o departamentos y agenda una entrevista con ellos. Seguro es un buen momento para asegurarles que este cambio será positivo y que sus comentarios y sugerencias serán siempre tomados en cuenta.

Nota: Recuerda que al final, el éxito o fracaso de la adopción de cambios depende de la disposición de las personas en operar de forma distinta de como lo venían haciendo. Que estas personas se sientan parte del cambio y que su opinión sea tomada en cuenta es una buena forma de asegurar el éxito.

Normalmente, los departamentos que se benefician de la automatización de contratos y documentos son:

· Departamento de compras.

· Departamento Legal.

· Recursos Humanos.

· Ventas.

En esta entrevista, la información que necesitas obtener es la siguiente:

· Proceso actual utilizado para generación de los contratos y documentos.

· Autorizaciones requeridas previas a la formalización del contrato y el proceso que se sigue para la obtención de estos.

· Los retos y dificultades presentes en el proceso actual.

· Contratos y documentos que se utilizan con mas frecuencia.

· El tiempo promedio que se demora actualmente el proceso manual.

· Las métricas de desempeño disponibles.

· Formato y las distintas opciones y variantes de los contratos y documentos que se utilizan frecuentemente.

La inversión necesaria y los ahorros que conseguirás en la automatización de contratos y documentos se puede resumir de la siguiente manera:

Inversión:

- Licencias de software de automatización.

- Tiempo invertido de empleados para automatizar los contratos y documentos (o bien, el costo del servicio en caso de que decidas contratar a un especialista).

- Costo de entrenamiento a tus empleados en utilizar la herramienta (nunca son significativos si lo haces bien).

Ahorro:

+ Reducción de un promedio de 70% del tiempo en la generación de los contratos y documentos que automatices.

+ Reducción del tiempo en la administración de los contratos y documentos.

+ Reducción de tiempo en la revisión de los contratos y documentos.

+ Eliminas el riesgo de firmar un contrato sin las autorizaciones internas correspondientes.

+ Eliminas el riesgo de firmar un contrato con errores.

La tabla de abajo te puede dar una idea de cuánto tiempo te podría tomar automatizar un contrato o documento dependiendo de su complejidad y tamaño:

Una vez que tienes esta información, es momento de determinar qué contratos y documentos en concreto son los mejores candidatos para automatizar. Para ello, debes tomar en cuenta el retorno sobre la inversión que obtendrás.

Una forma de calcular lo anterior es tomando en consideración los siguientes elementos:

· El tamaño del documento.

· Su complejidad (las distintas versiones que existen del mismo).

· La frecuencia de utilización del contrato y documento.

En general, mientras mayor sea el tamaño, la complejidad y frecuencia de uso del contrato o documento, mayor será la velocidad con la que obtendrás un retorno sobre tu inversión. La tabla siguiente ejemplifica lo anterior:

Fuente: Legito.

Una vez hayas identificado los contratos y documentos concretos, ¡Es hora de iniciar su proceso de automatización!

Continuará….