SERIE: Automatización de Contratos: Eligiendo la Herramienta Adecuada.
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Una vez hayas decidido que la automatización de contratos o documentos legales aportará beneficios para tu organización, y hayas identificado en qué casos implementarás esta tecnología (si no lo has hecho, lee la primera parte de esta serie de artículos en el siguiente enlace: https://www.revamplaw.com/post/automatización-de-contratos-1-de-4-identificar-los-contratos-y-documentos-para-automatizar), es momento de buscar la herramienta que mas se adapte a tus necesidades.
¿En qué debes fijarte?
No todas las herramientas para la automatización de contratos son iguales, al contrario, en la mayoría de los casos, éstas son bastante diferentes. Estas diferencias suelen existir principalmente en los siguientes ámbitos:
· Las funcionalidades con las que cuenta la herramienta concretamente para la automatización de contratos y documentos.
· El tipo de tecnología que utilizan.
En este momento nos centraremos solamente en el primero de los ámbitos, pues es el mas relevante desde una perspectiva práctica. Para aquellos que les interesa conocer mas a fondo cómo funcionan las cosas, prometemos brindarles una publicación que explique detalladamente los distintos enfoques tecnológicos que existen en este tipo de soluciones.
Algunas Funcionalidades de las Herramientas de Automatización de Contratos:
Las herramientas de automatización de contratos ofrecen distintas funcionalidades a sus usuarios, unas son muy básicas y otras en cambio, ¡lo ofrecen todo! Entre las funcionalidades mas destacadas, están las siguientes:
Generación automatizada de contratos y documentos: Esta es la funcionalidad principal, y por ello, todas cuentan con la misma. No obstante, existen diferentes enfoques y propuestas para hacerlo (por ejemplo, unas herramientas permiten parametrizar el contrato desde un archivo Word, mientras que otras requieren utilizar un interfaz especialmente dedicado, unas crean un cuestionario para que el usuario conteste y en base a sus respuestas se genera el documento, y otras requieren que el usuario vaya insertando los valores correspondientes directamente en el contrato ya parametrizado, entre otras). Es importante que los conozcas y determines con cuál estilo te sientes mas cómod@, desde dos perspectivas: (i) Para el que parametriza los contratos y crea los formatos; (ii) Para el usuario que utilizará la herramienta para generar el contrato.
Automatización del flujo de trabajo para obtener las autorizaciones internas: Esta es una funcionalidad que cada vez mas, se incorpora en este tipo de herramientas, reconociendo que, en muchos casos, existen elementos en el contrato que hace que se deba obtener una aprobación de una persona particular previo a la generación y firma de este (por ejemplo, cuando el monto del contrato sobrepase cierta cantidad específica). Esta demostrado que, automatizando este flujo de trabajo, se eliminan casi totalmente aquellos casos en donde se ha firmado un contrato faltando las autorizaciones internas correspondientes.
Plataforma de negociación del contrato con su contraparte: Cuando los contratos no son de adhesión, previo a la firma de éstos suele requerirse una negociación con la contraparte. Lo común hasta ahora era utilizar el correo electrónico convencional para intercambiar los comentarios y cambios solicitados por las partes, generándose así distintas versiones del contrato. Pues bien, debemos dejar esta práctica lo antes posible, pues además de consumirnos mucho tiempo, se han presentado muchos casos en donde a algunas de las partes se le pasa por alto algún cambio introducido por la otra, y/o o se termina suscribiendo la versión equivocada. Para solucionar lo anterior, algunas herramientas incorporan una plataforma de negociación del contrato generado previamente, en donde, en lugar de intercambiarse las distintas versiones del contrato por correo electrónico, las partes trabajan sobre un mismo documento, destacándose los cambios y comentarios hecho por cada parte.
Firma electrónica: Cada vez mas, los países están incorporando legislaciones que reconocen la validez de la firma electrónica, y por lo tanto, se vuelve muy conveniente para todos utilizar estos mecanismos en el proceso de la formalización de los contratos. Para incorporar una solución de firma electrónica existen muchos proveedores, unos mas extendidos territorialmente que otros (por ejemplo, DocuSign es de los mas utilizados en el mundo). Debes tener en cuenta que no todos los proveedores de firma electrónica están reconocidos en todos los países, y por ello, asegúrate que la herramienta tecnológica que decidas implementar se pueda integrar con el proveedor de firma electrónica reconocido en tu país.
Administración digital: Una de las ventajas de utilizar una herramienta digital para generar y almacenar tus contratos consiste en que su administración también podrá ser digital. Podrás ser alertado cuando un plazo previsto en el contrato este cerca de completarse (por ejemplo, para notificar antes de su expiración a la otra parte tu decisión de renovar / no-renovar). Si tu departamento administra muchos contratos, esta característica es imprescindible.
Análisis de datos: Los contratos suelen contener mucha información valiosa, no solo para el departamento legal sino para tu organización en general. Muchas herramientas incorporan la posibilidad de extraer ciertos datos de los contratos y de esa manera generar reportes por medio de los cuales obtendrás una perspectiva panorámica de lo que esta sucediendo. Una vez que implementes esta solución, tomarás tus decisiones basado en datos reales y así serán mas acertadas.
¿Qué funcionalidades elijo?
¿Mientras mas, mejor? ¡No! Elige una herramienta que cuente con aquellas funcionalidades que estés segur@ que vayas a necesitar. Son muchos los casos en que se adquieren licencias de herramientas que al final terminan subutilizadas.
Asegúrate de evaluar muy bien qué funcionalidades realmente generarán eficiencias en tu organización y no te dejes deslumbrar por algo que suena muy bien, pero que no necesitas. Por ello, es importante contar con una hoja de ruta tecnológica concretamente diseñada conforme tus necesidades. Así, no perderás tiempo ni recursos en evaluar funcionalidades que no te reportarán beneficios concretos.
Imágenes Avvoka