Implementación de Tecnología en Departamentos Legales. Parte 2
Actualizado: 19 nov 2020
En nuestra publicación anterior, plasmamos tres aspectos claves a considerar al momento de implementar tecnología en los departamentos legales:
· La tecnología hace mucha diferencia.
· Identificando lo que quieres resolver con tecnología.
· Identificando la herramienta tecnológica que necesitas.
Una vez hayas identificado los factores anteriores, tengas claro que la implementación de tecnología es lo que necesitas para atender lo que quieres resolver (y estas listo para ello), y sepas qué herramienta en concreto necesitas, es momento de pasar a la fase de planeación y ejecución.
Diseña un plan para el proyecto:
Necesitas diseñar un plan de cómo, paso a paso, vas a implementar la herramienta tecnológica. Si la herramienta es sencilla quizás no necesites uno, pero si de lo contrario, es algo sofisticada, mientras mas detallado sea tu plan, mejor.
Debes de organizar un grupo interdepartamental para la implementación, en donde se involucren miembros de aquellos otros departamentos en donde este proyecto tendrá impacto. No hace falta que estén todos los interesados presentes (un grupo muy grande no es recomendable), pero sí los mas relevantes. Si tu organización cuenta con un departamento o responsable de tecnología, asegúrate de incluirlo.
Recuerda de incluir en este plan factores de administración del cambio, y tener plasmadas metas claras, presupuesto, responsabilidades, alcance, migración de datos, seguridad informática, entrenamiento, medición de ROI y aquellos otros elementos que consideres importante. Existen algunos buenos recursos disponibles en línea sobre cómo diseñar y ejecutar este tipo de proyectos. Te recomendamos consultarlos para asegurarte que no te olvides de nada importante.
El éxito de la implementación tecnológica lo deciden las personas:
Pasa en todas las industrias en donde se implementa tecnología y pasará también en tu departamento legal: El éxito dependerá de si las personas deciden utilizarla o no. Para asegurar una utilización de las herramientas que estas implementando asegúrate de contemplar dos aspectos claves:
· La forma en que presentas a los usuarios la herramienta.
· Un programa de entrenamiento adecuado.
También influye mucho las características de la herramienta, en especial, el interfaz de usuario. Si es muy complicado y esta lleno de demasiadas opciones, los usuarios huirán de ella.
Finalmente, es muy importante que tengas habilitados distintos canales para recibir solicitudes de apoyo, reportes de fallas de la herramienta y sugerencias por parte de los usuarios.
¿Por dónde comenzar?
La implementación de tecnología realmente no es por donde debes comenzar, al menos que tengas muy claro lo que necesitas. Lo recomendable es revisar primero los procesos que se están siguiendo de manera manual para asegurarte que (i) existen, y (ii) son eficientes. Una vez tu departamento haya hecho este ejercicio, verás mucho más claro en qué áreas y partes de ese proceso es que debes implementar tecnología; de esta manera evitas automatizar un proceso ineficiente.
En nuestra experiencia, las herramientas tecnológicas que más están impactando positivamente en los departamentos legales, son las enfocadas en:
· 'E-Billing'.
· Administración de Asuntos.
· Administración de Contratos (CLMs).
· Automatización de procesos.
· Automatización de contratos y documentos.
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